Por que relutamos em planejar?

Gestão de Projetos

dez 11

Planejar é uma tarefa árdua para você? Entendi. Acredite em mim, mesmo sendo um especialista, luto com as minhas tarefas diárias – preciso me planejar constantemente para viver uma vida produtiva e organizada.

O mesmo acontece com os projetos que executamos. Se queremos ter projetos produtivos, organizados e bem-sucedidos não podemos executá-los na sorte e deixar que naveguem sem destino.

Um dos elementos mais críticos do projeto é justamente o planejamento inicial. Sem dedicar tempo suficiente para “colocar para fora” a visão do novo negócio, fazendo perguntas às pessoas certas a fim de alinhar expectativas, seu projeto provavelmente estará fadado ao fracasso. Muitas vezes o planejamento inicial é desprezado e começa a busca pelo plano final.

Mal o plano é finalizado já surge algo no projeto que requer uma alteração. Alguns argumentam que, uma vez concluído, ele é ignorado e colocado na prateleira liberando a equipe para começar a fazer algum trabalho. Estamos em um mundo ágil, não é mesmo?

Em gestão de pessoas, a atividade de planejamento envolve decidir sobre os tipos de recursos que serão necessários para desempenhar as funções. Isso significa identificar os tipos de habilidades necessárias e o número de pessoas que possuem essas habilidades.

Primeiro temos de compreender que um plano de projeto é dinâmico. Espera-se que ele mude e evolua como o próprio projeto. Um plano completo indicará claramente as tarefas que precisam ser feitas, por que elas são necessárias, quem fará o quê, quando será concluída, que recursos serão necessários, quais critérios devem ser cumpridos para que o projeto seja declarado completo e bem-sucedido.

Há três benefícios para o desenvolvimento de um plano de projeto:

Planejamento reduz a incerteza: Mesmo nunca esperarmos que as tarefas do projeto ocorram exatamente como planejado, o planejamento nos permite considerar os prováveis resultados colocando as medidas corretivas necessárias no lugar.

Planejamento aumenta a compreensão: O simples ato de planejar nos dá um melhor entendimento das metas e objetivos do projeto. Mesmo se fôssemos descartar o plano, ainda nos beneficiaríamos de ter feito o exercício.

Planejamento melhora a eficiência: Uma vez definido o plano do projeto e os recursos necessários para realizá-lo, podemos agendar as tarefas para tirar proveito da disponibilidade dos recursos, agendar tarefas em paralelo em vez de em série. Ao realizar tarefas ao mesmo tempo, encurtamos a duração total do projeto maximizando nosso uso de recursos e concluindo o trabalho do projeto em menos tempo.

Um gerente de projeto deve saber onde ele está indo, onde sua equipe está indo, e onde o projeto está indo. Não saber os parâmetros de medição do progresso, resulta em nunca saber quando o projeto estará concluído. O plano também fornece uma base para medir o trabalho planejado contra o trabalho realizado.

Qual a sua opinião? Você concorda com o básico apresentado aqui? O que mais você poderia acrescentar? Como você tem convencido seus clientes que o planejamento inicial demorado é um tempo bem gasto? Que estratégias têm funcionado para você e o que não funcionou? Por favor, compartilhe e discuta.

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