7 erros de comunicação na gestão de um projeto.

Comunicação

jun 21

Uma das alegrias na gestão de projetos é apoiar o desenvolvimento dos membros de sua equipe. Um dos desafios é navegar pelos muitos erros de comunicação que seus colaboradores cometem ao longo do tempo. E, embora os erros sejam potencialmente graves, sua resposta aos erros serve como uma poderosa oportunidade de aprendizado para os membros de sua equipe.

Este artigo descreve sete dos erros mais comuns que já presenciei ao longo da minha jornada e oferece orientação para a melhor maneira dos gestores lidarem com eles de maneira construtiva.

Antes de mais nada, lembre-se de suas lições de feedback.

Gestores eficazes são mestres em fornecer feedback – tanto do tipo construtivo quanto negativo, gostamos mais do feedback positivo é fato. Mas, lembre-se de que o feedback tem a ver com o reforço de comportamentos positivos que apoiam os negócios, a equipe ou o sucesso pessoal, ou a correção e a eliminação de comportamentos que prejudicam o desempenho. Em todas as situações descritas neste artigo, você utilizará suas habilidades de feedback para criar uma oportunidade construtiva de aprendizado e desenvolvimento.

Os sete erros mais frequentes e minha experiência de como lidar com eles:
1. Recebo a pergunta: “O que devo fazer?”: Muitos colaboradores não se sentem à vontade para assumir riscos ou fazer algo de uma maneira que desaponta ou irrita o gestor. Se você alimentar este hábito fornecendo orientação, você se tornará uma parte fundamental da razão pela qual os membros da equipe não percebem que estão capacitados para agir e resolver problemas ou tomar decisões.

A minha experiência: responda à pergunta “O que devo fazer?” Com o simples e direto – “não tenho certeza. O que você acha que deveria fazer?” Deixe-o pensar e oferecer uma resposta. Diga: “é uma boa ideia. Por que você não tenta?”.

Em vez de dizer a eles o que fazer, eu faço perguntas que os estimulem a pensar criticamente. O uso consistente desta técnica apoiará o desenvolvimento do colaborador e acentuará os sentimentos de empoderamento e engajamento.

2. Falta de comunicação no nível certo de detalhes: Os colaboradores costumam errar em uma das duas direções sobre esse problema. Eles compartilham muito ou nada com você. O primeiro é chato e o último potencialmente prejudicial à sua credibilidade se você for pego inconsciente dos principais problemas.

A minha experiência: Eduque imediatamente os novos colaboradores sobre suas preferências de comunicação para obter detalhes. Se você gosta de ver a situação “como um todo”, incentive-os a fornecer instruções e relatórios detalhados. Se preferir apenas os principais detalhes e os pontos-chave, ofereça-lhes alguns exemplos e, para as primeiras atualizações ou relatórios, sente-se com eles e forneça feedback específico. Ajudá-los a entender como se comunicar com o nível certo de detalhes fortalecerá sua capacidade de realizar seu trabalho e eliminará a adivinhação por parte do colaborador.

3. Não se comunicando com a frequência correta: Muito parecido com o “nível de detalhe” descrito acima, cada gestor tem uma preferência pela frequência de comunicação com os subordinados. Alguns preferem atualizações diárias de status dos projetos. Outros preferem se engajar periodicamente para atualizações de status, mas a comunicação diária não é necessária.

A minha experiência: Você deve destacar seu protocolo de comunicação. Deixe-os entender seu estilo e necessidades e ofereça um reforço positivo à medida que eles adaptam seus hábitos para atender às suas necessidades. É claro que, como gestor, você tem a responsabilidade de também entender as preferências e flexibilizar-se para adaptar-se em cada estilo para suas próprias interações com seus colaboradores. Além disso, lembre-se de destacar para eles que, para emergências e grandes problemas, devem se comunicar com você imediatamente. Cultivar uma rotina de comunicação eficaz os ajudará a estruturar seu próprio trabalho e a operar com a garantia de que estão apoiando a equipe adequadamente.

4. Não compartilhar a más notícias: Se você já foi pego de surpresa com um conflito em que um de seus colaboradores estava envolvido ou conhece, você entende como é esse tipo de problema. Sua tendência pode ser mostrar uma combinação de raiva e frustração.

A minha experiência: Recorra às habilidades de feedback e lembre-se de que, quando os ânimos estão quentes ou a situação está emocionalmente carregada, você deve ter um período de reflexão antes de fornecer feedback. Depois de se acalmar, abra a discussão com uma descrição sem emoção de como não compartilhar as más notícias com você, pode impedir a sua capacidade de ajudar a resolver o problema. Não há necessidade de descobrir por que o colaborador não informou. Simplesmente reforce que é extremamente importante que ele/ela envolva você em situações futuras. Pergunte se eles perceberam a situação e depois termine a discussão.

A disposição de compartilhar más notícias com o gestor é uma função de confiança. É possível que ele/ela tenha assumido que você ficaria com raiva e que as notícias podem comprometer os empregos ou, pelo menos, sua avaliação sobre eles. Reforce que é esperado e seguro que as pessoas compartilhem más notícias com você.

5. Fofoca: É quase impossível eliminar o diálogo sobre problemas e conflitos entre pessoas no local de trabalho. No entanto, todos sabemos que a fofoca é potencialmente enganosa e até maliciosa. Se observar os membros da equipe fofocando, isso oferece uma oportunidade de reforçar valores positivos.

A minha experiência: Compartilhe com os membros de sua equipe o potencial destrutivo da fofoca. Reforce que o tema de qualquer fofoca está sempre em desvantagem e que os indivíduos envolvidos estão arriscando prejudicar as próprias reputações. Incentive-os a procurar as pessoas envolvidas e fazer perguntas se tiverem problemas ou preocupações no local de trabalho. Diálogo aberto e honesto é melhor do que alegações questionáveis levantadas por trás das costas de alguém. Seu trabalho na eliminação de fofocas pagará dividendos na forma de um local de trabalho saudável, onde os indivíduos se sentirão respeitados em todos os momentos.

6. Não terminar projetos: Descrevo isso como o “Efeito 70%”, em que um colaborador começa, mas nunca conclui as principais atividades.

A minha experiência: Reforçar uma cultura de responsabilidade pelos resultados é fundamental para o sucesso. Ajude-os a usar técnicas adequadas de gestão de projetos, incluindo a identificação dos principais marcos de conclusão e entrega. Embora às vezes datas sejam postergadas pelo cliente, você deve garantir que o colaborador mantenha o foco e encerre todos os projetos. Projetos intermináveis drenam recursos e atenção da alta gestão. Se você está lutando com um colaborador tipo “70%”, redobre seus esforços para observar, treinar e, conforme necessário, agir. Assim como os colaboradores esperam 100% de você como gestor, você espera o mesmo deles.

7. Não cooperação entre os membros da equipe: Se você não for cuidadoso, poderá acabar atuando como o árbitro dos seus colaboradores. Não é incomum, em ambientes de projetos, os colaboradores discordarem. No entanto, quando eles começam a pedir que resolva problemas de comunicação, é hora de tomar uma forma diferente de ação.

A minha experiência: conheça-os individualmente e, em seguida, em grupo, para rever os desafios de comunicação. Novamente, aproveitando as melhores habilidades de feedback, descreva com detalhes específicos como esse comportamento prejudica o desempenho e o sucesso do projeto. Ofereça-se para fornecer treinamento na condução de discussões difíceis. Isso fortalece a oportunidade de emergir o alto desempenho e minimiza a necessidade de servir como árbitro e de tomar partido.

“Navegar” nos problemas e nos erros dos colaboradores é simplesmente uma parte do papel do gestor. Sempre veja os problemas como oportunidades para ensinar, treinar e melhorar o desempenho. Uma abordagem positiva a essas atividades, muitas vezes frustrantes, proporcionará um exemplo poderoso para todos em sua equipe.

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Espero que você tenha gostado deste texto.

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